Обработка формирования и рассылки по электронной почте уведомлений об отпусках в ЗУП 2.5

Для формирования и отправки уведомлений необходимо:

1. Указать параметры (большинство параметров необходимо указать только при первом запуске):

Закладка «Отправка уведомлений»

• Организация
• Адрес почты по умолчанию (при запуске заполняется из основного адреса e-mail пользователя)
• Дата (по умолчанию равна текущей. Фиксируется, как дата уведомления)
• ВыборПериода (при формировании списка из графика отпусков таблица заполняется данными плановых отпусков, дата начала которых находится в рамках указанного периода)

Закладка «Настройки»

• Каталог сохранения (папка для сохранения сформированных для отправки уведомлений)
• Адрес сервера SMTP (у нас в организации для отправки писем через «Интернет посту» достаточно указать адрес сервера)

2. Заполнить табличную часть данными из «графика отпусков организаций». (меню табличной части/Заполнить/Из графика отпусков). При заполнении табличной части данные из графика отпусков сопоставляются с данными регистра «Рассылка уведомлений об отпуске отправленные». Сопоставление происходит по сотруднику и датам начала и окончания отпуска. В случае, когда уведомление уже отправлялось, снимается галочка в начале строки.

3. Скорректировать данные. Например, если необходимо, выделив кол-во дней дополнительного отпуска, т.к. данных по дополнительному отпуску нет в графике отпусков

В случае необходимости, возможно ручное заполнение табличной части. Для этого надо

• Добавить строку, выбрать сотрудника и заполнить данные по отпускам. 

4. Проверить наличие галочки в тех строках, по которым необходимо сформировать и отправить уведомление.

И, наконец

5. Сформировать и отправить уведомления (меню табличной части/Отправить).

 При необходимости можно сформировать и распечатать отчет, формируемый по данным регистра «Рассылка уведомлений об отпуске отправленные» (меню табличной части/Отчет)

Для работы необходимо:

1. Наличие в конфигурации Регистра сведений «РассылкаУведомленийОбОтпускеОтправленные». Регистр приведен в прилагаемой пустой конфигурации (.cf и .dt). Перенос регистра в свою базу возможен в т.ч. перетаскиванием…

2. Обработка. Прилагается.

    

Кроме того, стоит:

• Указать основной e-mail для пользователя. (В случае его отсутствия необходимо будет указать  «Адрес почты по умолчанию»)

• Указать основной e-mail для физического лица каждого сотрудника. (В случае его отсутствия в строке, письма будут отправлены на «Адрес почты по умолчанию»)

Примечание: даже в случае отсутствия адресов сотрудников, можно значительно упростить себе жизнь, отправляя письма с уведомлениями на свой адрес с дальнейшей пересылкой их вручную по адресам сотрудников на основании ФИО, указанного в теме письме.

:

Порядок создания шаблона

1. Подготовить в WORD текст уведомления

2. В нужных местах добавить закладки, для этого

   1. Выделить текст, который должен быть заменен, например, название организации и добавить закладку с соответствующим именем (в нашем случае, «Организация» или «Организация»). Перечень используемых в данный момент закладок приведен ниже.

   2. Перенести текст в шаблон обработки (выделить все, скопировать, вставить…)

Редактировать и править закладки можно и в самом шаблоне.

Используемые закладки:

• ИмяОтчество

• ФИОКому

• Организация

• Организация1

• Подразделение

• Должность

• ВсегоОтпуск

• ЕжегодныйОтпуск

• ДополнительныйОтпуск

• ДатаНачалаОтпуск

• ДатаОкончанияОтпуска

• ДатаУведомления

•  

Содержание архива:

• Пустая конфигурация с Регистром сведений РассылкаУведомленийОбОтпускеОтправленные

• Выгрузка базы с Регистром сведений РассылкаУведомленийОбОтпускеОтправленныеВыгрузка

• Обработка

 

1С:Предприятие 8.3 (8.3.5.1383)

Зарплата и Управление Персоналом, редакция 2.5 (2.5.88.1)

С уважением!