Рассказ о том, как пошагово настроить структуру типового отчета "Сотрудники организации" и получить список сотрудников за период

Итак, начнем. За основу берем стандартный вариант отчета «Список сотрудников организации» (в ЗУП 3.0 отчет называется «Личные данные сотрудников»), устанавливаем дату отчета (в нашем примере 01.09.2014) указываем Организацию и переходим в настройку структуры варианта отчета.

Шаг 1

Переходим в раздел «Отбор», снимаем стоящий тут отбор «Текущее состояние – не равно – уволен»

После этого в отчете станут видны все сотрудники, которые когда-либо работали в организации вплоть до даты отчета.

Шаг 2

Устанавливаем свой отбор на поле Дата увольнения: «Дата увольнения – больше либо равно – 01.01.2014»

Таким образом, оставляя только тех, кто уволен в течение 2014 года.

Шаг 3

Завершаем настройку отчета, добавляя в него вывод дополнительной информации по сотрудникам, если она требуется в отчете: например, дата приема, дата увольнения или же дата рождения. Если требуется только ФИО сотрудников, то этот шаг можно пропустить.

Стандартный вариант отчета выведет список сотрудников и их табельные номера с группировкой по подразделениям.

Настройка завершена

Нажимаем кнопку «Сформировать», получаем результат. А дальше вы можете «навести красоту», сделав отчет удобочитаемым, и вывести в него ту информацию по сотрудникам, которая вам нужна. Все настройки, которые вы делаете «под себя», можно и нужно сохранять, чтобы не повторять одни и те же действия, тем самым повышая эффективность своей работы. О сохранении отчета чуть ниже, после доведения отчета до совершенства.

Настройки структуры можно делать все сразу, а можно, добавив одну, сформировать результат и посмотреть, получилось ли то, что было нужно, после чего вернуться в настройку структуры и продолжить её изменение. Перечислим те функции, которые требуются чаще всего.

Сгруппировать и добавить поля

В настройках структуры отчета в разделе «Структура отчета» можно настроить необходимые группировки и поля отчета. Например, добавить в поля должность, размер тарифной ставки (если на ее просмотр есть право) или возраст, паспортные данные и т.д.

В разделе группировки можно, например, указать подразделение или же сгруппировать сотрудников по видам занятости и пр. 

Нумеровать список

В настройках структуры отчета в разделе «Структура отчета» добавить системное поле «№  п/п» в список колонок отчета. Если в группировках строк присутствует     подразделение, то, возможно, захочется видеть количество сотрудников в каждом из подразделений – эту информацию выведет поле «№ в группе».

Упорядочить список

В настройках структуры отчета в разделе «Сортировка» можно указать поле, по которому удобно упорядочить список сотрудников. Например, это может быть ФИО сотрудника (то есть его Наименование), либо Дата приема.

Сохранить вариант отчета

Готовый вариант отчета сохранится в том виде, в котором вы его настроили. Для этого нужно нажать кнопку «Сохранить вариант как» и указать имя варианта. Например, «Список сотрудников за период». Кнопку сохранения вы найдете в правом нижнем углу панели «Настройки». По кнопке «Сохранить вариант» вы сохраните отчет с уже существующим именем.

На этом все. Перечисленные выше настройки может сделать любой пользователь, осваивающий или работающий в программах 1С не первый год. Кстати, это не значит, что, сделав идеальный вариант отчета, можно забыть, как это делается. Вы сможете сделать любой вид отчета, когда это понадобится, проделав несложные шаги по его настройке.

Такой порядок действий вы можете применить к отчету «Списки сотрудников организации» во всех программах 1С, где он есть. В программах новых редакций ЗУП 3.0, БП 2.0, УПП 2.0 порядок действий аналогичен, по-иному могут называться лишь заголовки.

Остальные статьи по работе с этой программой можно найти по тегу «1С:Зарплата и управление персоналом» Если у вас возникают какие-то вопросы или вы хотите увидеть статью на интересующую тему – оставляйте комментарии.