Причины обмена данными

Директор спит и видит, что после покупки 1С сможет воспользоваться преимуществами автоматизированной компьютеризации и сократить половину персонала. Бухгалтер мечтает о большущей кнопке с надписью «Сформировать все отчёты». А последний работник удалённого склада искренне верит, что после покупки хвалёной программы 1С он наконец-то сможет вовремя уходить домой.

Но абсолютно все безусловно подразумевают, что с покупкой программы 1С исчезнет необходимость вести учёт на грязных листочках и бумажных простынях, рисовать отчёты в Ворде и суммировать числа в Экселе. Само собой разумеется, что абсолютно весь учёт будет вестись в 1С и только в ней.

Как бы не так…

Если даже 1С будет на предприятии внедрена, то избавиться от хранения данных в других форматах, кроме 1С, не получится. И произойдёт это по нескольким причинам.

Внутренние причины

На предприятии всегда найдётся человек, который скажет заветное «А мне так удобнее» и продолжит вести учёт в какой-то своей экселовской табличке. С помощью административных методов (то есть принудительно) такого человека можно заставить вести учёт в 1С, но тут может появиться другая и более тяжёлая проблема с непредсказуемыми последствиями.

Если однажды пользователь 1С признаётся, что ему с 1С работать неудобно, то что нужно делать? Да, можно оставить всё, как есть и работать «на результат», то есть требовать от человека просто выполнения своего производственного задания. Но это неправильно.

1. Любовь. Я глубоко убеждён, что пользователь должен любить 1С. А если пользователь не хочет работать в 1С потому, что работа в 1С не доставляет ему удовольствия, значит любви нет.
2. Заменяемость. Автоматизация процессов с помощью 1С позволяет достичь взаимозаменяемости работников. Проще говоря, работнику не нужно иметь обширные и глубокие навыки в выполнении работы в программе 1С, чтобы выполнить такую работу отлично. Потому что 1С сама запросит нужные данные и сама проверит правильность их ввода.
3. Экономия (третий пункт вытекает из второго). После качественного внедрения 1С на предприятии директору не придётся тратиться на высококвалифицированных и высокооплачиваемых бухгалтеров. Достаточно набрать низкообразованных, но внимательных, педантичных и ответственных десятиклассниц.

Если какая-нибудь Марья Ивановна в 1С будет вбивать только итоговую сумму, а аналитику по этой сумме будет набирать в своей тетрадочке или в экселовской табличке, то однажды с этой Марьей Ивановной у предприятия могут возникнуть большие проблемы.

• Пользователь может ошибиться при подсчёте чисел на калькуляторе, если учёт ведётся в тетрадке.
• Пользователь может внести в свою табличку или тетрадочку недостаточно аналитических данных.
• Пользователь может потерять тетрадочку, забыв сумку с ней в кафе, или потеряв файл на своём рабочем компьютере, впустив на него вирус.
• Пользователь может возомнить себя незаменимым работником.
• Пользователь может украсть доверенные ему данные.

Поэтому было бы хорошо, чтобы абсолютно все данные, которые касаются деятельности предприятия, хранились в 1С. Но тут может возникнуть проблема с Иваном Ивановичем — директором предприятия.

• Он не знает о трудностях в работе Марьи Ивановны.
• Он доволен работой 1С, потому что отчёт о продажах, подготовленный в 1С, ему на стол кладут вовремя.
• Он потратил на покупку и внедрение 1С достаточно большую сумму.
• Он может даже не входить в 1С, что не мешает ему эффективно руководить предприятием.

Думаю, описываемая ситуация имеет место на большинстве предприятий. Люди делают не то, что хотят, а то, что надо.

• Если Марье Ивановне неудобно работать в 1С, то она должна сообщить об этом своему структурному руководителю или непосредственно программисту. Но это вряд ли. Ей не нужны лишние проблемы, унижение перед молокососом, дополнительная ответственность и засиживание после работы. Всё и так работает. Вот и не надо ничего менять.
• Если Марья Ивановна не любит 1С и какую-то операцию по вредности или по незнанию выполняет в Экселе, то на это должен обратить внимание работник, который отвечает за уровень и качество автоматизации процессов на предприятии. Как называется эта должность? Вы когда-нибудь слышали о такой?
• Если даже Марья Ивановна проявит сознательность и подаст заявку на доработку 1С под свои нужды, то Иван Иванович, переживающий беспокойство по поводу просроченной задолженности, может просто не выделить на доработку 1С деньги.

Ну и конечно же, мои дорогие, на предприятии есть студент Вася, который администрирует базу 1С, настраивает отчёты, заправляет картриджи и наполняет сайт. И ему глубоко наплевать и на любовь Марьи Ивановны, и на задолженность Ивана Ивановича. Потому что Васе главное, чтобы зарплату вовремя платили и не трогали.

А ещё студенту Васе тоже хочется быть важным, значимым и незаменимым. Поэтому если Марья Ивановна даст печеньку и попросит данные из своих экселовских табличек засунуть в 1С, то Вася напишет обработочку по импорту данных из 1С. А если Иван Иванович захочет, чтобы требования о погашении долга посылались клиентам в электронных письмах из Outlook, то Вася без возражений сделает и это. Главное не мешать, не возражать и не нарушать идиллию. За что директор Иван Иванович с бухгалтером Марьей Ивановной студента Васю будут только обожать.

Кто виноват?

Кто виноват в том, что автоматизации не были подвержены абсолютно все участки учёта? Виноват ты!

• Если ты — Марья Ивановна, то тебе твоё предприятие, твои сотрудники, твой директор и инвесторы предприятия доверили свои деньги, своё благополучие и свою жизнь, надеясь на твою сознательность и ответственность. Поэтому, если тебе что-то не нравится в работе 1С, то обязательно сообщи об этом своему руководителю.
• Если ты — Иван Иванович, то всегда и постоянно помни, что наёмные работники — это малые дети, за которыми нужен уход и которые требуют к себе внимание. Лично или через своих подчинённых интересуйся тем, насколько 1С нравится твоим работникам. Чем выше уровень автоматизации учётных процессов, тем лучше тебе. И контролируй, потому что дети любят шалить.

Только я догадываюсь, что в этой истории твой, читатель, прототип — это студент Вася. Тот самый, который держит 1С за самое нежное место. И от мановения пальца которого зависят её сладострастные вздохи или угрюмые мычания.

Вася, ты должен любить 1С. Ты должен любить свою работу. Ты должен любить людей. Ты должен любить персонал фирмы, в которую тебя взяли работать. И ты должен любить и уважать себя. Только с любви и уважения к себе начинается любовь и уважение к людям, к обществу и к программе 1С.

Когда я работал программистом 1С, я считал личным оскорблением, если выяснялось, что кто-то из работников вместо 1С использует какие-то тетрадочки или Эксель для учёта. Автоматизация с помощью программы 1С — это был вопрос моей чести. Я делал свою программистскую работу не ради зарплаты, не ради Ивана Ивановича, а ради себя, любимого. Потому что именно я хотел, чтобы весь учёт вёлся в 1С. Я этого хотел, и делал то, что хотел. Я был счастлив, и ещё за это получал зарплату. Даже несмотря на недоумение Марьи Ивановны по поводу моих засиживаний допоздна и периодических ночёвок на работе.

А ещё в моей работе были сюрпризы. Представьте себе Марью Ивановну, которая мучается физически и морально, но не может признаться никому в том, что у неё есть трудности в работе с 1С. И тогда ты, Вася, ведомый желанием сделать жизнь людей в 1С лучше, наблюдаешь за Марьей Ивановной и однажды показываешь ей новую маленькую кнопочку, говоришь «Попробуйте» и скромно уходишь к себе в кабинет. А через несколько минут к тебе врывается Марья Ивановна с горящими глазами и восхищённо выдыхает «Ты — гений». Приятно! И по приятности с этим событием не сравнятся даже печеньки.

Но что это я зациклился на субъектах предприятия?

Внешние причины

У предприятия могут быть внешние, объективные и независящие от самого предприятия причины для хранения и учёта данных в других местах, кроме как в самой 1С.

• Поставщик присылает приходную накладную в экселовском файле. И наша бухгалтерия этому очень рада, потому что не нужно накладную вбивать ручками.
• Банк предоставляет выписку в электронном виде. Бухгалтер лучше нажмёт на кнопочку «Импортировать» и пойдёт курить.
• Банк принимает платёжные ведомости для зачисления зарплаты на карточки работников в формате XML. Если на предприятии работает более 10 работников, то бухгалтер по зарплате будет счастлива выплачивать зарплату на зарплатные карточки.
• Секретарь в начале календарного года переподписывает с клиентами договора, которые формируются в Word. Секретарь завалит Васю печеньками, если Вася сделает в 1С обработку «Распечатка нового договора» с выбором клиента из справочника контрагентов.

И это — далеко не полный перечень жизненных ситуаций, в которых потребуется выгружать из 1С или загружать в 1С данные. В условиях рыночной конкуренции учётных программ всегда будет несколько, а их количество будет помножено на количество сфер деятельности. Остаётся только надеяться на глобализацию.

Конечно, есть вероятность, что однажды в будущем все предприятия на Земле будут работать в 1С, и тогда все предприятия будут связываться своими 1С между собой напрямую для обмена данными посредством OLE. Но это вряд ли. А даже и если, то будет не скоро. Поэтому студент Вася ещё долго будет почивать на лаврах гения и кушать вкусные печеньки.

Не будем больше о лирике. Перейдём к ремеслу обмена данными между 1С и внешними хранилищами данных. Предлагаю вашему вниманию два раздела статей об импорте и экспорте данных в программе 1С.

• Экспорт данных из 1С
• Импорт данных в 1С

А если вам легче учиться, посматривая на готовый пример, то предлагаю скачать готовую обработку по экспорту значений табличной части документа на лист MS Excel.