Справочник "Номенклатура": технические характеристики, учет аналогов, контроль уникальности и многое другое…

Часто встречаюсь с проблемой распухшего номенклатурного справочника, в котором и специалист-то не разберется, не то, что вновь принятый стажер-менеджер!

Причин такой ситуации множество! Вот только часть из них:

• Конструкторы, создавая детали и полуфабрикаты производства в специализированных программах (к примеру, в Инвенторе), заполняют текстовое поле, которое не обращается ни к каким справочникам и ограничительным спискам, так как ни один стандарт ЕСКД не диктует правил наименования чертежа деталей ;
• Менеджеры по закупкам вводят наименования исключительно по наименованию поставщика, а как известно, один и тот же товар может иметь разное наименование у разных поставщиков
• Отсутствует регламент (и/или источник) по наименованию номенклатуры вообще
• Даже если регламент есть, множество пользовательских ошибок приводит к использованию английской раскладки, излишних пробелов, спецсимволов и пр.

Результат:

• Множество дублей, которые дают постоянный пересорт на складе
• Отсутствие структурированного наименования, что приводит к большой потери времени при подборе товаров менеджерами
• Отсутствие адекватной статистики по оборачиваемости на складах по группам товаров, и как результат — перезатарка склада и дефицит товаров и материалов

Варианты решения:

Самый простой это прописать четкий регламент формирования наименования для каждой группы номенклатуры, вплоть до больших и малых букв и количества пробелов между составляющими наименования. Однако современные конфигурации, начиная с разработки под платформу 8.3, включают функциональные возможности:

• Регистрация структурированных дополнительных реквизитов
• Автоматическое формирование наименования номенклатуры с использованием значений дополнительных реквизитов

Для готовой продукции все просто:

• вы заявляете в каталоге состав групп номенклатуры = значение справочника Виды номенклатуры;
• технические характеристики продукции по каждой группе = состав дополнительных реквизитов по Виду номенклатуры;
• задаете алгоритм формирования заказной строки с учетом значений этих характеристик = алгоритм автоматического наименования карточек номенклатуры по данному Виду.

Но при внедрении неизменно встает вопрос: откуда взять структуру допреквизитов и стандарт формирования наименования для полуфабрикатов, материалов и покупных изделий?

Однозначного ответа нет, но подход будет разным для товаров народного потребления и группы B2B

Для товаров народного потребления обычно руководствуются перечнем основных потребительских свойств. Для лампы, к примеру, важен параметр цоколя, типа лампы (накаливания, светодиодная или энергосберегающая), формы, мощности. Однако, потребитель редко рассматривает цвет светопотока.

Для товаров  B2B наименование должно быть общедоступное и понятно всем участникам сделки (поставщикам, производственникам и заказчикам, утверждающим спецификацию), а каждый из них может выставлять свои требования:

Вариант 1: Использовать справочник-классификатор ЕСКД (единый стандарт конструкторской документации) как определитель основной части наименования.

Минус: ни один конструктор не может поручиться, что другой специалист присвоит данному чертежу (покупному изделию) такую же группу/подгруппу…

Плюс: справочник применяется на всей территории РФ всеми специалистами инженерами-конструкторами.

Вариант 2: Использовать Общероссийский классификатор продукции по видам экономической деятельности как определитель основной части наименования.

Минус: классификатор недостаточно подробный.

Плюс: классификатор проще, чем в ЕСКД, поэтому вероятность одинакового определения одного и того же чертежа (покупного изделия) разными специалистами гораздо выше.

Вариант 3: Использовать стандарт, по которому сертифицировалась продукция основного поставщика (производителя), для покупных изделий и стандарт, по которому сертифицируется продукция самого предприятия, для полуфабрикатов и готовой продукции. В стандарте уже прописано правило создания наименования.

Сразу скажу, что этот вариант — мой любимчик. Достаточно взять в штат специалиста-конструктора, который разбирается в этих стандартах:

• ГОСТ
• ISO
• DIN

и назначить его ответственным за ввод номенклатуры.

Вся номенклатура определяется при таком варианте следующим составом реквизитов:

• Вид (группа) номенклатуры
• Стандарт (ГОСТ, ISO, DIN)
• № стандарта
• состав тех.характеристик по стандарту и их значений

У всех стандартов общее определение группы номенклатуры будет одинаково, в каждом из них "болт" называется болтом. Таким образом, мы определили Вид номенклатуры.

Стандарт и его номер указывается в сертификате качества по которому определяется состав теххарактеристик (допреквизитов по Виду номенклатуры).

Из Сертификата же определяется значение теххарактеристик (допреквизитов).

Вы спросите: Как же! По разным стандартам могут выпускаться абсолютно идентичные детали и материалы!!! Как нам исключить дубли?

Скажу сразу, что методология современных учетных систем имеет следующее ограничение: у одной карточки номенклатуры может быть только один производитель! Различные производители могут характеризоваться еще и различным качеством и значениями характеристик, не вошедших в стандарт. Так что такие карточки являются не полными дублями, а аналогами.

Аналоги по разным производителям легко обнаруживаются при подборе по видам и свойствам, где установив фильтры по значению теххарактеристик пользователь сразу увидит аналоги и их производителей. Также, аналоги необходимо занести при нормировании производства, чтобы:

• у закупщиков при размещении Заказов поставщику была вариативность при выборе оптимального соотношения "цена-качество-сроки"
• у локального диспетчера при приемке материалов и ПКИ со склада была вариативность в выборе "есть на свободных остатках — ждать под заказ"